Архівування документів на підприємстві: основні нюанси
Питання архівування документів є актуальним для кожного підприємства. Відповідно до чинного українського законодавства, кожна юридична особа має супроводжувати свою роботу створенням документів (бухгалтерських, кадрових та інших), які зберігаються протягом мінімум 5 років, а деякі – набагато довше.
З першого ж дня, як відбулась реєстрація ТОВ, в компанії починають створюватись документи – акти, рахунки, різноманітні накази, договори та ін. Одні документи використовуються для ведення бухгалтерії та подання звітності в ДПС, інші – для супроводу кадрових рішень. А є ще статистичні, фінансові звіти, внутрішні документи тощо. І їх зберігання має бути організовано в архіві.
Як правильно організувати зберігання документів в архіві
Документи, що створюються в компанії, зберігаються певний час в бухгалтерії – для цього виділяють окремі приміщення чи зачинені шафи. Потім, в процесі їх накопичення та систематизації, треба забезпечити передання в архів. Процес архівації документів досить складний і передбачає такі основні етапи:
- Проведення експертизи наявної документації, знищення копій.
- Визначення терміну зберігання відповідно до вимог закону.
- Упорядкування всіх документів у справи, правильне їх оформлення.
- Створення описів для справ.
- Передання справ на архівування з дотриманням процедури.
Кожен етап повинен супроводжуватися чіткими діями – підписами відповідальних осіб, внесенням даних в журнали, виконанням інших правил. Правильно підготувати та віддати документацію в архів простий кадровий робітник навряд чи зможе. Для цього варто наймати окремо спеціаліста в штат на посаду архіваріуса чи навчати працівника для виконання обов’язків за сумісництвом.
Також можна передати це завдання на аутсорс, що стає оптимальним рішенням для багатьох компаній.
Чому варто приділити увагу архівуванню документів
Архівація документів на підприємстві – одне з важливих завдань, до виконання якого потрібно підійти серйозно. Найбільш простий та ефективний варіант – довірити створення архіву документів спеціалістам, які знають про всі вимоги й норми. Фахівець зможе все підготувати, правильно супроводити відповідними записами, впорядкувати та передати в архів.
Які переваги гарантує правильна організація архіву ТОВ:
- Швидкий доступ до всіх потрібних документів.
- Відповідність всім нормам закону, вимогам і правилам.
- Захист від ризиків накладення штрафів за втрату чи неправильне зберігання документів.
- Спрощення процесу проведення перевірок, аудитів.
Терміни зберігання первинної документації
Для ТОВ встановлено стандартний термін зберігання документів, який становить 5 років. Проте для документації, яка пов’язана з іноземними контрольованими компаніями, трансфертним ціноутворенням та деякими іншими аспектами, строк подовжено до 7 років. Ще більший термін може бути встановлено для окремих кадрових документів – інколи зберігати їх треба до 75 років.
Термін для більшості бухгалтерських документів рахують від дати подання звітності, для створення якої ці документи були використані. Якщо звіт не подавався – то від дня закінчення граничного терміну його подання.
За неправильне зберігання документів, їх втрату чи знищення законом передбачені штрафи. Тому керівнику варто подбати про організацію зберігання первинних та інших документів, які створюються в процесі функціонування компанії.
|
Розділи 
