Архівний відділ є виконавчим органом Охтирської міської ради, одним із основних завдань якого є реалізація дер­жавної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста та забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місце­ве значення, їх реєстрації, обліку, зберігання та використання їх ін­формації.

Відповідно до вимог чинного законодавства в архівному відділі створені належні умови для збері­гання документів Національного архівного фонду. Так, у 2010 році до архівного відділу передані до­кументи у кількості 173 справ, що поповнили 14 частин фондів. Всього в архівосховищі зберіга­ються 3628 справ управлінської документації 21 фонду, починаю­чи з 1943 року.

Одним із напрямків роботи відділу є щорічне упорядкуван­ня та описування документів по­стійного зберігання. У 2010 році спеціалістом архівного відділу разом з відповідальними за архів­ну справу упорядковано 335 справ п'ятнадцяти організацій, підпри­ємств та установ міста, документи яких надходять на зберігання до архівного відділу. З метою забез­печення належного зберігання до­кументів відповідну роботу мають виконувати відповідальні за ар­хівну справу працівники в інших організаціях і установах міста, не­залежно від форм власності та під­порядкування.

З метою належного зберігання документів з особового складу ліквідованих підприємств міста, незалежно від форми власності майна і підпорядкування, в архів­ному відділі створено Трудовий архів, який щорічно поповнюється новими фондами. Протягом 2010 року на зберігання надійшли 202 справи з особового складу чоти­рьох підприємств, що припинили свою діяльність. Це документи ДП Будівельно-монтажного підприєм­ства «Охтирбуд» та трьох малих підприємств міста. Всього на збе­ріганні знаходяться 4258 справ з особового складу 119 фондів.

На жаль, не всі ліквідатори та керівники підприємств, що при­пиняють свою діяльність, з належ­ним розумінням ставляться до не­обхідності передавати документи з особового складу на зберігання до Трудового архіву. Наслідками та­кого безвідповідального ставлен­ня є безліч невирішених проблем у громадян міста, які, наприклад, пропрацювавши багато років на виробництві, не мають змоги під­твердити свій стаж роботи або отримати архівну довідку про на­рахування заробітної плати.

Документи Національного ар­хівного фонду та Трудового архі­ву використовуються під час під­готовки архівних довідок, копій, витягів із рішень виконавчого ко­мітету і сесій міської ради, розпо­ряджень міського голови.

За 11 місяців 2010 року до від­ділу надійшло 545 запитів та заяв соціально-правового характеру від громадян та юридичних осіб міста та району. Хоч кількість звернень щорічно зростає і відповідна ро­бота з ними потребує чимало часу, всі запити виконуються вчасно і якісно. З метою покращення об­слуговування громадян міста працівниками відділу розроблені Перелік послуг та інформаційна картка послуги.

Користуючись нагодою, ві­таю всіх архівістів міста, колег архівною відділу районної дер­жавної адміністрації з їх профе­сійним святом, бажаю здоров'я, щастя, родинного затишку, успі­хів в роботі і дякую за сумлінну працю відповідальним за архів­ну справу міста Охтирка.

О.Шевченко, начальник архівного відділу Охтирської міської ради